Zakaj bi morali prenehati uporabljati Excel?

Kadar me uporabnik prosi za pomoč s stavkom, ki se začne z "Imam skupni Excelov list, ki..." ali "Imam Excel z makrom, ki...", je prva stvar, ki mi pride na misel, "Ne uporabljate pravega orodja". Potrebujete nekaj, za kar morda niti ne veste, da potrebujete (verjetno podatkovno zbirko ali programsko opremo), ki bi morala pokrivati to funkcijo. In kako veste, ali potrebujete drugo orodje?

Stvari, ki jih podjetje ne sme početi z Excelom

- Izračune (strukture, instalacije, infrastrukture...) opravite v Excelu.

- Izdelava ponudb, upravljanje naročil, zagon dobavnic z Excelom.

- Izdelujte, delite in shranjujte poročila in poročila v Excelu.

- Upravljanje projektov z Excelom, Kanban v Excelu, Gantt v Excelu.

- Spremljanje zaposlenih, odsotnosti, urnikov in dopustov v Excelu.

- V programu Excel shranjuje podatke o strankah in dobaviteljih.

- Računovodstvo in strateško načrtovanje izvajajte v programu Excel.

Vendar to še ni vse, tukaj je 6 razlogov, zakaj bi morali prenehati uporabljati Excel in poiskati orodje, ki bolje ustreza vašim potrebam.

1. Excel je preprosta tabela. Nič vam ne preprečuje, da bi po pomoti vnesli napačno celico ali da bi premaknili ali kopirali podatke in jih izgubili.

2. Hitrosti Excelove preglednice ni mogoče primerjati z uporabo razvojnega orodja. Operacije, kot je iskanje po več tisoč vrsticah, ki so v Excelu prezahtevne, se v programski opremi izvajajo brez težav. Če poizvedbo opravite z Excelom, to v povprečju traja 3 minute, medtem ko lahko z drugo programsko opremo enako poizvedbo opravite v 0,3 sekunde.

3. Excelovi listi so lahko zelo veliki in lahko zberejo ogromne količine podatkov. A tudi to ni nič v primerjavi s tem, kar je mogoče shraniti v razviti zbirki podatkov. Tudi če lahko v Excelu shranite velike količine podatkov, jih ne morete ustrezno upravljati, iskanje je počasno, zlahka se zmotimo in dobimo napačne rezultate.

4. V Excelovem listu ne morete izvesti nobenega samodejnega dejanja ali prejemati notranjih opozoril. Sistem je pasiven, ne obvešča vas in ne izvaja dejanj, lahko le vnašate in izpolnjujete podatke ali poizvedujete po njih. V nasprotju s tem lahko pri razvoju programske opreme razmišljamo o poljubnem številu delovnih tokov, ne glede na njihovo zapletenost (to ni mogoče v preglednici).

5. Excelov list ni nič drugega kot tabela. Ne glede na to, koliko ga obarvate ali spremenite njegove lastnosti, se nikoli ne more primerjati z vmesnikom, ki ga lahko dobite z aplikacijo ali spletom.

6. Pri razvoju programske opreme določite, kateri uporabniki ali skupine uporabnikov imajo dostop do katerih informacij in katera dejanja lahko izvajajo.

Takšna varnost ni mogoča z Excelovim listom. Excelov list je težko premagljiv nasprotnik. Prvič zato, ker je njegova uporaba pri uporabniku zakoreninjena. Menijo, da ga lahko prilagodijo in konfigurirajo po svojih potrebah. Je enostaven, poznan, z njim se dobro počutijo. Težava ni v Excelovem listu, ki je sicer res odličen in zmogljiv program (no, končno sem to spoznal, globoko v sebi ga imam tudi jaz rad).

Težava je v uporabi in zlorabi Excelovih listov. Kot je rekla moja mama, ko imaš samo eno palico, se ti nenadoma vse zdi kot kavelj. Preglednice so skratka programi, ki nam omogočajo hitro sestavljanje "malih pripomočkov". Vsakič, ko nekdo uporabi Excelov list, je to zato, ker mu program (oziroma razvijalec) ni dal tistega, kar potrebuje. Excelova preglednica je vir, na katerega se obrnete, ko nimate "ničesar boljšega".

Zato bo v okviru stalnih izboljšav Excelov list vedno eden od šibkih členov in bo neizogibno odpravljen.

Poleg hitrih izračunov ali izdelave nekaj grafov nam ne bi bilo treba uporabljati listov Excel. Uporabna je lahko tudi kot osnutek ali prva rešitev, ki bo pozneje postala poseben razvoj, vendar se preglednica nikoli ne sme obravnavati kot trajna rešitev. Še manj kot optimalna ali zaželena rešitev. Seveda pa temeljni procesi vašega poslovnega sistema nikakor ne smejo temeljiti na Excelovih preglednicah.